Helping Today so People Can Plan for Tomorrow: Project Manager Hanna Kolomiiets on Daily Challenges and the Power of the Eleos-Ukraine Team

Hanna Kolomiiets is used to thinking several steps ahead—foreseeing what could go wrong and figuring out how to deliver aid to people right when they need it most. As a Project Manager at Eleos-Ukraine, she is in constant contact with field teams, collaboratively navigating complex and rapidly changing situations on the ground. At the same time, Hanna ensures that human dignity remains at the heart of administrative processes: every individual must be heard, their unique circumstances understood, and the available assistance clearly explained.

Hanna manages a humanitarian project focused on supporting populations living in border areas, along the frontline, and within high-risk communities. Through this project, the team provides emergency relief kits, legal assistance, psychosocial support, help with restoring lost identification documents, and evacuation services. These are urgent, life-saving interventions where delays are not an option.

"When someone has just been evacuated, they need support today, tomorrow, and the day after," Hanna emphasizes.

Maintaining daily, round-the-clock coordination with teams operating near the frontlines is vital. The team stays connected with affected populations via phone and online channels. Whenever an extraordinary situation arises, they work together to assess the issue and deploy an immediate response.

"Resources are always limited, but human suffering is limitless," Hanna says, describing the daily realities of humanitarian work.

This is why humanitarian organizations place a strong emphasis on inter-agency coordination—aligning efforts to ensure assistance is timely and to prevent the duplication of aid. It requires continuous communication and a thorough understanding of what each partner can deliver on the ground.

Internal team alignment is just as crucial. A single relief kit travels a long road before reaching a beneficiary.

"It’s never as simple as picking up a box from a warehouse and handing it to a family," Hanna explains. Before distribution takes place, the team procures supplies, arranges logistics, prepares kits, compiles beneficiary rosters, and conducts outreach.

The work continues during distributions. People often want to share their stories, ask how others are coping with similar hardships, or simply catch up on news. While the team works hard to minimize waiting times, Hanna notes that for many, these distributions serve as a rare opportunity to reconnect with neighbours, meet fellow displaced individuals, and find a sense of community.

Hanna shares that her biggest motivation comes from feedback from those Eleos-Ukraine has helped—especially when beneficiaries reach out long after receiving aid to share how that initial support helped them regain their footing and rebuild their lives.

"That is what keeps us going," she says.

The team’s ability to empathize is deeply rooted in personal experience. Several team members have survived occupation, captivity, or the loss of their own homes. According to Hanna, this lived experience makes it easier for them to connect with affected individuals, validate their pain, and offer meaningful support during the most difficult first days.

Yet, the ongoing war impacts humanitarian workers every single day. They might spend a night in a bomb shelter and spend the following morning deciding whether it is time to evacuate their own children.

This volatility directly impacts project planning. As community needs surge, the team must operate in a constantly changing environment. Hanna’s role requires anticipating potential bottlenecks and building contingency plans. Describing her profession with a touch of humor, she remarks: "To do this job well, you have to be just a little bit anxious."

There is no such thing as a perfect plan that survives contact with reality unchanged. Embracing this reality helps the team adapt and find solutions on the fly. Experience also plays its part: with every completed project, the team builds a broader playbook for handling crises.

Looking ahead, Hanna hopes to apply her operational expertise to the country’s post-war reconstruction. When asked about her hopes for the future, her primary wish is simple:

"We want victory. I want nothing more than for people to be able to return to their homes. I want us to return to development, growth, and reconstruction."

She believes that Ukrainian civil society has matured significantly during the war, strengthening the non-governmental sector. Expressing deep admiration for the volunteer movement, Hanna sees the collective strength of the people as the driving force for future transformation.

"I want to channel all of this energy into building a better future—and a better country."

Ганна веде один із гуманітарних проєктів «Елеос-Україна», спрямований на підтримку людей, які живуть на прикордонних територіях, поблизу лінії зіткнення та в громадах, що перебувають під загрозою. У межах цього проєкту команда забезпечує людей гуманітарними наборами, організовує юридичну допомогу й психологічні консультації, допомагає з відновленням паспортів та евакуацією. Це потреби, з вирішенням яких часто не можна зволікати.

«Людина, яка тільки-тільки евакуювалася, - допомога їй треба сьогодні, завтра і післязавтра», - говорить Ганна.

Тому зв’язок із регіональними командами, які працюють у прифронтових регіонах, триває щодня, щогодини. Команда спілкується з людьми телефоном та онлайн. Коли виникає нестандартна ситуація, потрібно разом розібратися, що сталося і як допомогти.

«Ресурси завжди обмежені, а кількість горя завжди безмежна», - говорить Ганна про щоденні виклики гуманітарної роботи.

Саме тому гуманітарні організації координують між собою роботу: узгоджують допомогу, щоб вона надходила вчасно й не дублювалася. Це потребує постійної взаємодії та розуміння того, що кожна команда може зробити на місці.

Так само важливо узгодити роботу всередині команди. Це добре видно на прикладі гуманітарного набору, який проходить довгий шлях, перш ніж потрапити до людини.

«Це ж не просто взяти якусь коробку і передати її зі складу до родини», - пояснює Ганна. Перед видачею допомоги команда закуповує товари, організовує доставку, готує набори й списки, телефонує людям та запрошує їх прийти.

Робота продовжується у спілкуванні. Людям хочеться поділитися своїм, розпитати, як інші владнали схожі труднощі, почути новини. Команда намагається організувати все без черг. Водночас Ганна помічає: для декого така зустріч стає нагодою побачити знайомих, знайти земляків і поговорити.

Ганна ділиться, що найбільше мотивують у роботі  відгуки людей, яким допомогла “Елеос-Україна”. Коли вже далеко після надання допомоги вони повертаються і дякують та розповідають, наскільки це їм допомогло заново стати на ноги. 

«Оце і мотивує», - каже вона.

Розуміти людей команді допомагає і власний досвід. Серед її членів є ті, хто пережив окупацію, полон або втрату домівки. За словами Ганни, їм легше знайти спільну мову з тими, хто проходить через подібне, зрозуміти їхній біль і підтримати в перші складні дні.

Водночас війна щодня впливає й на тих, хто допомагає. Вони можуть провести ніч в укритті, а наступного дня думати, чи не час вивозити власних дітей. 

Усе це впливає і на планування: допомоги потребують люди, а команда працює в умовах, які постійно змінюються. Ганні потрібно передбачати можливі труднощі й продумувати, як діяти, якщо обставини змінять плани. Тому свою професію вона описує словами «треба бути трошечки тривожною людиною».

Ідеального плану, який незмінно спрацює від початку до кінця, не буває. Це розуміння допомагає приймати зміни й шукати рішення. Досвід теж робить своє: з кожним реалізованим проєктом з’являється більше знайомих ситуацій і способів упоратися з проблемами.

У майбутньому Ганна хотіла б застосувати цей досвід у відбудові країни. Коли говоримо про це, вона насамперед називає те, чого чекає сама:

«Ми хочемо перемоги. Я би дуже хотіла, щоб люди повернулися у свої будинки. Я би дуже хотіла, щоб ми повернулися до розвитку і відбудови».

На її думку, за час війни українське суспільство подорослішало, зміцнів громадський сектор. З особливим захопленням вона говорить про волонтерський рух. У людях, які вже стільки зробили разом, Ганна бачить силу для подальших змін.

«І всю цю силу хочеться вкладати в те, щоб майбутнє ставало кращим. І країна ставала кращою».